Por
Jorge Carrizo Moyano
Consultor Senior
Bioliderazgo Consultores
www.bioliderazgo.org
La eficiente gestión del tiempo es una habilidad esencial en cualquier actividad humana. Y cuando se trata de una empresa, a veces termina siendo más importante que la gestión financiera.
No existen bancos o prestamistas de tiempo; no podemos acumularlo cuando nos sobra ni compensarlo cuando lo perdemos. El tiempo siempre se consume y nunca se recupera, porque es el recurso más fungible que el ser humano tiene a su disposición. El dinero va y viene, pero el tiempo jamás regresa. Sin embargo, es el único bien que recibimos gratuitamente, cada día, todos los humanos por igual y, tal vez por eso, no siempre somos conscientes de su verdadera importancia.
Cambiar la perspectiva del tiempo
Es frecuente escuchar frases como “no tuve tiempo” o “no me alcanzó el día”, que reflejan una mentalidad pasiva y nos hacen sentir que somos sus víctimas. Pero, ¿qué tal si asumimos la responsabilidad de cómo decidimos utilizarlo? Por eso, el primer paso para gestionar el tiempo de manera efectiva es cambiar nuestra forma de pensar en él. Si no completé una tarea en el tiempo previsto, en lugar de decir “no tuve tiempo”, sería mejor reconocer que “no le di prioridad”. Este pequeño cambio en el lenguaje es muy potente y tiene un impacto fundamental en la forma como abordamos la gestión de ese bien tan escaso.
Pero… ¿cómo priorizar?
Como líderes, emprendedores o profesionales, muchas veces nos sentimos abrumados por la cantidad de tareas pendientes, pero no todas tienen la misma importancia. Aprender a identificar las actividades que tienen mayor impacto en los resultados y concentrarse en resolverlas en primer lugar, es clave para gestionar el tiempo en forma eficiente.
A fines del siglo XIX, el economista Vilfreto Pareto analizaba la distribución de la riqueza en Italia y concluía que alrededor del 20% de la población poseía el 80% de los bienes. Descubrió, además, que esa proporción podía aplicarse prácticamente a cualquier otro fenómeno de la realidad con similares resultados. Nacía lo que pasó a conocerse como “Ley de Pareto” o “regla del 80-20”, que es hoy una de las 7 herramientas esenciales para guiar la mejora continua de procesos.
Cuando hablamos de gestión del tiempo, la fórmula podría expresarse más o menos así: solo una quinta parte de lo que hacemos cada día es capaz de producir los resultados que más nos importan. El 80% restante es parcial o totalmente irrelevante. ¿Verdad que a simple vista parece algo lógico y fácil de implementar?
Identificar las tareas más críticas
Por supuesto que el primer desafío consiste en aprender a reconocer con la mayor precisión posible ese 20% de tareas críticas, en lugar de dar palos a diestra y siniestra como si se tratara del juego de la piñata.
El segundo desafío (nada menor) es aprender a decir que no al 80% restante. No es tan sencillo como parece: requiere ejercitar una gran asertividad.
Si ha definido con precisión la Misión de su empresa, ya cuenta con un valioso criterio para determinar cuáles son las tareas que componen ese 20% crítico: todo lo que contribuya a darle vida a esa Misión es importante y el resto puede postergarse… tal vez en forma indefinida. Si todavía no definió su Misión, le invito a reflexionar sobre este crucial e incomprendido elemento de la gestión empresarial, que es el primer escalón para ayudarle a ser más eficiente. (En el número anterior de esta revista puede encontrar algunos aportes en este sentido).
La gestión del tiempo requiere tiempo
Es importante recordar que la gestión del tiempo no es una habilidad que pueda dominarse de la noche a la mañana. Requiere práctica, disciplina y un compromiso constante e irrenunciable con la mejora. Habrá días en los que sienta que todo está bajo control y otros en los que parezca que el tiempo se le escurre, para descubrir al fin de la jornada que ha logrado muy poco.
Lo importante es mantenerse enfocado en el objetivo y no desanimarse. Por eso es fundamental contar con herramientas sistemáticas que le ayuden a mantener su atención continua sobre ese 20% que debe gestionar sí o sí. Existen muchas, algunas gratuitas y otras no, pero la más útil de todas podría dibujarse a mano en una servilleta. Se conoce como Matriz de Eisenhower y puede encontrar abundante información en internet, pero este método sin duda merece un capítulo aparte y seguramente será el tema de un taller presencial en este Centro.
Conclusión
Gestionar el tiempo de manera efectiva es una combinación de mentalidad, estrategia y disciplina. Celebrar los pequeños avances y aprender de los errores también es parte del proceso, porque no se trata de ser perfecto sino de mejorar continuamente y aprovechar cada día para lo que más importa.
Cambiar la forma de pensar sobre el tiempo, definir la Misión, priorizar las tareas clave y mantener la atención enfocada en metas concretas son pasos esenciales para tomar el control de su tiempo. Y, aunque es un proceso desafiante, los beneficios de esta actitud se reflejan en una mayor productividad, menos estrés y una vida más equilibrada. ¿Verdad que vale la pena?
